.: Merkezi Finans ve İhale Birimi :.

HİBE FAYDALANICILARININ DİKKATİNE

Birimimiz ile Kuruluşunuz arasında 30.11.2006 tarihinde imzalanan Hibe Sözleşmesi ile Projenizin uygulama süreci başlamıştır. Bildiğiniz gibi Projelerin uygulaması en geç 30.11.2007 tarihinde tamamlanmış olmalıdır. Bu nedenle Birimimizden talep etmiş olduğunuz hibe tutarının ilk taksidinin ödenmesini beklemeden Kuruluşunuzun ve/veya varsa Proje ortaklarınızın Proje bütçesine taahhüt etmiş olduğu eş finansman katkısını kullanarak Proje faaliyetlerine bir an önce başlanması gerekmektedir.

Yakın bir zaman içinde, AKKM Programı kapsamındaki Projelerin uygulaması ve satınalma kuralları ile ilgili olarak Hibe Projesi Uygulama Rehberi, İhale Dosyası Hazırlama Rehberi ve Satınalma Rehberleri hazırlanacak ve tüm Hibe Faydalanıcılarına duyurulacaktır. Aynı zamanda, Teknik Yardım Ekibi tarafından tüm Hibe Faydalanıcılarına her ilde eğitim programı düzenlenecektir.

Ancak hazırlanacak olan bu rehberleri ve verilecek olan eğitimleri beklemeden, Proje faaliyetlerinin uygulanması için yapılması gerekli olan ihalelerin hazırlıklarının zaman kaybedilmeden yapılabilmesi açısından Samsun, Kastamonu ve Erzurum bölgelerindeki illeri kapsayan Kalkınma Programı için daha önce hazırlanmış ve uygulanmış olan rehberlerin bu aşamada örnek olarak kullanılması önerilmektedir. Bu rehberleri ve diğer bilgileri aşağıda belirtilen SKE Programı Kalkınma Birliklerinin internet adreslerinde bulabilirsiniz:

http://www.yesilirmak.org.tr/
http://www.eeb-kalkinmabirligi.gov.tr/
http://www.okab.gov.tr/

Proje kapsamındaki tüm ihalelerin PRAG kurallarına göre yapılması gerektiği unutulmamalıdır. Birimimizle imzalamış olduğunuz Hibe Sözleşmesinin ekinde satınalma prosedürleri ile ilgili gerekli bilgiler yer almaktadır.

PRAG kurallarını http://ec.europa.eu/europeaid/tender/practical_guide_august2006/index_en.htm internet adresinde bulabilirsiniz.

Projenizde yapmak istediğiniz tüm değişiklik taleplerinizi Program Uygulama Birimlerine iletmeniz gerekmektedir. Program Uygulama Birimleri, değişiklik taleplerinizi değerlendirerek görüşleri ile birlikte nihai onay için Birimimize ileteceklerdir.

Birimimizle imzalamış olduğunuz Hibe Sözleşmesinde, almaya hak kazandığınız toplam hibe tutarının %80’ine tekabül eden avans ödemesinin Kuruluşunuz banka hesabına aktarılması için gerekli olan Ödeme Talebinin ve Mali Kimlik Formunun en geç 15 Ocak 2007 tarihine kadar Birimimize elden, posta veya kargo ile ulaştırılması gerekmektedir. Ödeme Talebinin Birimimize ulaşmasını müteakip talep etmiş olduğunuz tutar, en geç 45 gün içinde belirtmiş olduğunuz banka hesabına aktarılacaktır. Bu banka hesabının sadece projeniz ile ilgili ödemeler ve transferler için kullanılması gerektiğini unutmayınız.

KOBİ’lerin talep etmiş oldukları avans ödemesi, Program Uygulama Birimlerince ilk izleme ziyareti sırasında yapılacak Risk Değerlendirmesi sonuçlarına göre gerçekleştirilecektir.

Mali Kimlik Formu

Örnek Ödeme Talebi

HİBE ÖN ÖDEMESİ

Proje faaliyetlerine başlamak için, Birimimizden talep etmiş olduğunuz hibe tutarının ilk taksidinin ödenmesini beklemeden taahhüt etmiş olduğunuz eş finansman katkısını kullanabilirsiniz. Birimimizden talep etmiş olduğunuz hibe tutarının %80’i olan ilk taksidin, Kuruluşunuz banka hesabına aktarılması için şu işlemleri yapmanız gerekmektedir:

Öncelikle bulunduğunuz yerdeki Halkbank şubesinde Kuruluşunuza ait yeni bir proje hesabı açılmalıdır. Bu hesap AVRO hesabı olmak zorundadır ve daha önce başka amaçlar için kullanılmış bir hesap olmamalıdır. Bu hesap, sadece Projeniz ile ilgili ödeme ve transferlerin yapılacağı bir hesap olacaktır. Eğer bulunduğunuz il, ilçe veya beldede Halkbank şubesi mevcut değil ise banka hesabı en yakın Ziraat Bankasında açılabilir.

Açılan bu banka hesabına göre www.cfcu.gov.tr/akkm adresinde formatı verilen Financial Identification Form (Mali Kimlik Formu) eksiksiz olarak doldurulmalı ve ilgili bölümleri banka ve Kuruluşunuzun yetkilisi/yetkilileri tarafından imzalanması gerekmektedir.

Form doldurulurken lütfen aşağıdaki hususlara dikkat ediniz:

Hesap adı, “<sözleşme no> SÖZLEŞME HESABI” şeklinde açılmalıdır. Hesap adı bu şekilde açılması mümkün değilse, hesabın açıklama kısmına "<sözleşme no> SÖZLEŞME HESABI" mutlaka yazılmalıdır.
Hesap sahibi, mutlaka Hibe Sözleşmesini imzalayan Kuruluş olmalıdır. Başka kuruluşlara veya şahıslara ait açılmış banka hesapları kesinlikle kabul edilmeyecektir.
Mali Kimlik Formu ilgili banka yetkilisi tarafından imzalanmış ve kaşe/mühür basılmış olmalıdır. Banka kaşesinde ilgili banka şubesinin adının yer almasına dikkat ediniz.
Formu imzalayan kişi(ler), Başvuru Sahibini temsil/ilzama yetkili ve Hibe Sözleşmesini imzalayan kişi veya kişiler olmalıdır.
Form, Türkçe olarak ve büyük harflerle doldurulmuş olmalıdır

Mali Kimlik Formuna göre Request for Payment (Ödeme Talebi) hazırlanmalıdır. Örnek bir Ödeme Talebini www.cfcu.gov.tr/akkm adresinde bulabilirsiniz. Ödeme Talebi ile Birimimizden, hak etmiş olduğunuz hibe tutarının %80’ini belirtmiş olduğunuz banka hesabına aktarılmasını talep etmektesiniz

Ödeme Talebini doldurulurken lütfen aşağıdaki hususlara dikkat ediniz:

Ödeme talebinin tarihi en geç 15 Ocak 2007 olmalıdır.
Hibe Sözleşmesinin referans numarası doğru olarak yazılmalıdır.
Projenin İngilizce başlığı Hibe Sözleşmesinde yer aldığı gibi yazılmalıdır.
Başvuru Sahibinin adı ve adresi doğru olarak yazılmalıdır.
Projenin uygulama süresi doğru olarak yazılmalıdır.
Talep edilen ödeme onaylanan toplam hibenin %80’i olmalıdır.
Banka bilgileri Mali Kimlik Formunda yer alan bilgiler ile tamamen aynı olmalıdır.
Başvuru Sahibi adına Ödeme Talebini, Hibe Sözleşmesini imzalayan kişi veya kişiler imzalamalıdır. Bu kişilerin ünvanları da İngilizce olarak yazılmalıdır.

Ödeme Talebinin ve Mali Kimlik Formunun en geç 15 Ocak 2007 tarihine kadar Birimimize eldeni posta veya kargo ile ulaşması gerekmektedir. Ödeme Talebinin Birimimize ulaşmasını müteakip talep etmiş olduğunuz tutar, en geç 45 gün içinde belirtmiş olduğunuz banka hesabına aktarılacaktır. Bu banka hesabının sadece projeniz ile ilgili ödemeler ve transferler için kullanılması gerektiğini unutmayınız.